如何提升供应链文件收发的安全和效率，进行高质量管理？

供应链文件收发是供应链管理中的一个重要环节，涉及到信息流、物流和资金流的有效传递。这些文件可能包括采购订单、发货通知、发票、运输单据、收货确认等。以下是一些关于供应链文件收发的文件类型基本信息：

采购订单（PO）：供应商收到的正式文件，表明客户已同意购买特定数量和规格的产品。

发货通知（ASN）：供应商向客户发出的文件，通知即将发货的详细信息。

发票（Invoice）：供应商向客户发出的账单，详细列出了所提供商品或服务的金额。

运输单据：如提单（B/L）或空运单（AWB），用于证明货物的运输和所有权的转移。

收货确认：客户收到货物后，向供应商发出的确认文件，表明货物已安全到达。

传统的供应链文件收发方式，通过是以下几种，但都不能满足当下企业的外发安全要求，可以简单看一下：

1、邮件：这是比较普遍的外发方式，不过用邮件方式进行发送时，一方面会存在大附件的发送问题，比如几个G的文件就发送不了；另一方面，安全性也难以保障，外发的文件是否合规、外发出去的文件被随意转发等。

2、即时聊天工具：比如微信、QQ、钉钉等，这种方式比较简单便捷，但是文件被随意发送，缺乏管控，难以确保是否存在敏感信息，也没有任何的记录可以追溯。

3、FTP：这也是一种比较普遍的传输方式，不过也是存在一样的问题，难以实现管控，无法保障文件是否合规，而且传输大文件时，速度慢、传输中断、文件丢失等情况频发。

4、纸质方式：通过邮寄、传真等方式进行传递，但目前这种方式在现代供应链管理中相对比较少使用。

综上所述，企业需要类似于《Ftrans企业文件安全收发系统》这样的专业供应链文件收发平台，帮助实现企业内部用户与供应链上下游协作方之间、安全可控地发放和接收项目图文档数据，并实施有效的数据保护，防止数据泄露。我们先来看看它的一些主要功能特色：

1、文件收发审批流程

可自定义人工审批流程，支持多级、多人审批，会签、或签、转签；同时支持与OA、BPM审批系统集成，并自动邮件通知，保证文件外发安全合规、审批灵活便捷。

2、外发文档安全管控

可对外发文件进行加密封装，通过口令、机器码等方式对接收方进行安全认证，并限制接收方的只读、打印、水印等权限，有效防止二次泄密。

3、内外部双向文件收发

提供类邮件的文件包方式，精确指定外部接收人，同时提供文件收集链接，可主动邀请外部协作方按指定要求提交文件。

4、文件收发全程审计追溯

系统自动对文件收发行为进行全面的日志记录，保留原始文件，提供日志统计查询和导出，随时可进行审计追溯。

5、大文件和批量文件可靠传输

具备高性能文件传输协议，内置断点续传、文件校验、错误重传等机制，支持TB级超大文件、百万级海量文件的可靠传输。

6、良好的开放和集成特性

支持AD、HR、PLM、SSO、双因素认证、OA、BPM、企业微信、钉钉、防病毒系统、 DLP等各种周边系统的集成整合。

《Ftrans 企业文件安全收发系统》可以使供应链文件收发过程更加安全、高效、可控，使企业用户可以在一个平台内，自动化地完成文件发送、内容安全检查、审核审批、消息通知、文件提取、归档销毁、历史审计的完整业务过程，确实是文件安全外发的理想方案。