什么是数据同步？为什么它很重要？

您的员工经常在不同的应用程序中查看同一组数据。

营销人员可能会在营销自动化平台中查看潜在客户，销售可能会在 CRM 中查看它们； HR 团队可能会在人力资源信息系统中跟踪员工信息，而 IT 可能会在项目管理系统中跟踪信息；财务团队可能会在 ERP 系统中审查销售订单，而您面向客户的员工可能会在 CRM 中审查它们......

在应用程序之间显示相同的记录类型显然是必不可少的，但是在应用程序中手动重新输入数据的过程使员工容易出现错误，从而在系统之间产生数据差异。

这会导致职能部门之间的错位和摩擦，个别团队被误导做出错误的决策，以及关键业务报告变得不准确。鉴于这些后果，糟糕的数据质量每年给组织造成数百万的损失也就不足为奇了。

数据同步巧妙地解决了这个问题，因为它几乎可以确保跨应用的数据一致且准确 - 假设你使用的是无错误的源系统。

为了帮助您充分了解数据同步，我们将继续定义它，查看常见示例，探索其优势，并分享如何实现它。

数据同步定义

数据同步是在两个或多个系统之间保持记录类型相同的持续过程。这可以实时、近乎实时或批量完成。

数据同步的类型

同步过程可以通过以下两种方式之一进行：

单向数据同步

单向同步是指源系统中的更改导致下游系统的变化，而不是相反。

为了帮助说明这个定义，让我们使用一个例子。假设您使用 CRM 作为源系统，使用ERP工具作为下游系统，并决定同步以下记录类型。因此，当客户记录、问题摘要或案例编号在 CRM 中被修改时，相应ERP里记录中的信息也会相应更改。但是，相反的情况不会影响 CRM 的记录。

双向数据同步

双向同步是指源系统或下游系统中的更改导致其他系统发生更改。

现在，让我们使用前面的相同示例，但在双向同步的上下文中。在这种情况下，哪个作为源，哪个作为下游系统并不重要。每当 CRM 或ERP 工具中的同步记录发生更改时，其他系统中的相应记录也会相应更改。

最后，虽然很难一概而论，但同步的数据类型通常位于主数据集中。它也是通常更改频率较低的数据，并且在整个生命周期中得到管理。

有了这个数据同步定义，让我们来探讨一些常见的用例。

常见数据同步

我们将通过几个实际的例子来说明上述几点：

1. 同步员工数据

将新员工添加到系统中的过程通常首先将他们添加到人力资源信息系统中；添加员工的名字和姓氏、电子邮件地址、职位和招聘经理等信息的地方。

假设CRM是需要员工信息的下游应用程序之一。您可以构建单向数据同步，每当数据源中的员工数据发生更改时，CRM 中就会发生相应的更改。相反，您可以构建一个双向数据同步，其行为类似于上述，并允许 CRM 中的更改也会导致数据源中的相应更改。

2. 同步事件数据

当两家公司的产品紧密交织在一起时，他们可能希望在各自的事件管理平台中跟踪问题；这样，每个组织的团队都可以密切关注任何问题，并在适当的时候努力解决任何问题。

您可以创建数据同步，使每个公司的 ITSM 工具与另一个公司保持一致。更具体地说，您可以构建双向数据同步，每当一家公司在其工具中创建事件时，另一家公司的工具也会接收该事件。这使两个团队能够协调并更快地解决问题。

3. 同步客户数据

一旦新客户及其信息被添加到您的 CRM 中，这些数据可能需要在各种其他应用程序中提供。其中包括客户成功应用程序、报告和分析工具、营销平台、财务系统等。

虽然这通常取决于公司和情况，但客户数据通常更适合双向同步。为什么？因为在 CRM 外部的应用程序中执行活动的各种功能可能会发现信息或遇到需要在其 CRM 中工作的人员查看的问题。

例如，财务部门的员工可能在向客户开具发票时遇到问题。使用双向同步，他们将能够在ERP系统中创建案例（突出显示问题），并将案例也填充到CRM中。在那里，销售代表可以意识到发票问题并迅速采取行动。

同步数据的好处

考虑到这些用例，以及无数其他用例，同步数据为企业带来大量好处也就不足为奇了。

消除了数据孤岛

现在，员工可以在他们工作的应用程序中访问他们需要的数据，他们可以避免请求访问这些数据的繁琐过程，或者更糟糕的是，甚至不知道数据的存在。

可以防止大量数据输入

手动输入数据的过程不仅让员工感到不愉快。它还可能导致影响数据质量的人为错误，无论这意味着员工输入错误的信息还是忘记输入信息。作为回应，员工被迫执行大量返工，这使他们无法完成其他关键业务任务。

数据同步可确保员工不必跨应用程序重新输入数据，并且这样做可以避免上述负面后果。

可以执行多个数据操作

这些操作包括创建记录、更新记录和删除任何记录。

通过跨应用结合使用这些操作，数据同步可以为员工和企业带来更大的价值。

数据可以近乎实时地同步

虽然在某些情况下，批量同步数据可能就足够了，但近乎实时的同步对于成功执行业务流程通常非常有价值。

实时数据同步使销售和财务团队能够更有效地协作管理交易，使产品和客户支持能够更快地解决问题等。

数据同步挑战

数据同步的常见挑战包括可扩展性问题、安全风险和性能限制。

让我们仔细看看每个问题：

可扩展性问题

实现和维护数据同步的许多方法都是资源密集型的。它们需要您的开发人员参与并投入大量时间，而他们需要专注于核心产品计划。

由于您的组织可能需要实施和维护数十个数据同步，并最终实现数百个数据同步，因此这可能很困难，甚至不可能。

安全风险

要连接的应用程序和生成的数据同步流可能包含敏感的业务关键信息。

如果您用于连接这些系统并实现这些同步的第三方或内部解决方案无法提供足够的安全性和治理控制，则敏感数据很容易落入坏人之手，并被用于损害业务的方式。

性能限制

虽然数据同步显然很有价值，但它们只能简化应用程序之间共享信息的过程。它们也没有提供员工根据数据采取行动所需的规范性指导。

例如，如果您将 CRM 中的案例与 ITSM 工具中的事件同步，您的支持团队可能不知道如何立即响应这些问题。即使他们这样做了，他们的响应也可能需要他们采取额外的手动密集型步骤，这会阻止他们提供快速的解决方案。

如何同步数据

一旦你开始同步你的数据，你就需要考虑不同的解决方案，以帮助你实现任何同步。

以下是每个解决方案的细分：

1.自定义编码

此方法依赖于开发人员使用自定义代码来同步数据。

这种方法很有帮助，因为它可以让您避免与第三方合作和依赖第三方。但是，您的工程师将不得不投入大量时间来实施和维护这些数据同步，从而将他们从他们特别适合执行的其他关键业务工作中抽离出来。

2. 原生集成

这涉及使用应用程序的预构建集成和数据流与另一个应用程序。

这可能具有成本效益，因为提供集成的应用程序供应商可能会以低价提供它，甚至将其包含在您的订阅中。此外，根据你要构建的数据同步，它可能满足你的要求。

也就是说，供应商很有可能没有提供与您要连接的所有应用程序的开箱即用连接。即使它们这样做，这些集成也可能无法连接到您需要的端点。

3. 机器人流程自动化（RPA）软件

RPA 软件允许您通过本质上使用软件脚本或“机器人”在 UI 级别的应用程序之间复制和粘贴数据来同步数据。

这在短期内可以满足您的要求，但随着时间的推移可能会出现问题。例如，像更改特定字段或对象的名称这样简单的事情就足以破坏集成。即使将字段或对象移动到 UI 中的其他位置也可能导致数据同步中断。此外，“机器人”需要技术专长来实施和维护。与自定义编码类似，这使得 RPA 软件难以扩展。

4. 集成平台即服务（iPaaS）

iPaaS 可以通过在 API 级别集成应用程序来帮助您实现数据同步。这比基于 UI 的集成提供了更高的稳定性，因为对应用程序的某个 UI 的更改不会导致数据同步中断。此外，iPaaS 提供高性能，因为 API 允许您实现实时或近乎实时的数据同步。

iPaaS 解决方案通常还提供广泛的应用程序连接器和自动化模板，这可以帮助您的团队快速实施集成，而无需开发人员参与。

值得注意的是，iPaaS 供应商在易用性、他们解决的用例以及他们提供的支持质量等方面可能会有很大差异，这意味着您需要仔细评估您的选择。

使用数环通大规模同步数据

数环通是企业应用集成领域的领导者，它提供了一个低代码/无代码平台，允许您的团队在不使用开发人员资源的情况下实现数据同步，从而为他们提供带宽以专注于其他关键领域。

此外，我们的平台可以通过使用 webhook 或轮询的触发器执行同步；前者允许您在触发事件发生时实时执行同步，而后者允许您以预定义的时间节奏（例如每 5 分钟）近乎实时地执行同步。

数据同步常见问题

数据同步可能会引发一系列问题。如果您仍然有疑问，我们将在下面解决更多问题。

Q：实时同步和近实时同步有什么区别？

这些定义通常是主观的，但一般来说，实时涉及在几毫秒或个位数秒内同步系统之间的数据，而近实时可以以秒或个位数分钟为单位来衡量。同时，批量同步可以在更长的几分钟范围内（例如每 30 分钟一次）执行，也可以在几小时或几天内执行。

Q：数据同步和数据备份有什么区别？

数据备份涉及按特定节奏拍摄数据快照（例如每日快照），允许您将其恢复到特定时间段内的形式。同时，数据同步不执行数据备份，因为它的目标是保持系统同步。

Q：数据集成与数据同步有什么关系？

数据集成的定义与数据同步的定义有根本的不同。

数据集成涉及从各种来源获取数据、验证数据（以消除冗余和不准确）、转换数据（以适应数据仓库使用的数据模型），然后将其加载到数据仓库中。

一旦数据进入仓库，就可以与下游系统实时同步，近乎实时，或者使用批处理方法。

Q：数据同步和数据复制是一回事吗？

数据同步和数据复制经常被错误地视为同一部分。但是，与数据同步不同，数据复制通常用于备份完整的数据集，目的是保持高水平的数据可用性。

Q：存在哪些类型的数据同步工具？

有一系列数据同步解决方案可供选择。这包括集成平台即服务，它通过其应用程序编程接口 （API） 连接应用程序；RPA 软件，使用机器人在 UI 级别模仿人类任务；以及（如前所述）企业自动化平台，该平台可以通过 API 集成您的应用程序并端到端自动化您的工作流程。

Q：什么是不同步数据？

它只是当一个系统中的记录类型具有与另一个系统中的相同记录类型不同的信息时。

这可能是由于系统的记录类型之间缺乏同步所致。但是，更有可能的是，同步节奏不能适应更改发生后不久。例如，一旦客户记录在 CRM 中进行调整，ERP 系统中的同一客户记录现在就是过时的版本，并且可能在几周内（或运行下一个同步过程时）不会更新。诸如此类的案例凸显了对实时或近乎实时同步的需求。

Q：什么是数据库同步？

数据库同步遵循数据同步的定义，只不过它仅适用于数据库。换句话说，它是在两个或多个数据库之间保持记录类型相同的持续过程。