员工工作效率提高妙招

通过实际的工作量纪实，大量的基础数据得以充分有效地运用，客户对华恒智信顾问团队的认真工作态度以及细致的工作方法表示认同与肯定，认为这为企业提供了一种量化的定编模式以及管理的量化依据，非常值得推广运用。

一、现存问题

某宾馆隶属于某一流高校，环境安全、卫生、优雅，配套设施简单但齐全，成立之初是为了满足学校学术交流及师生生活所需，拥有一定的固定客源。近年来，随着酒店行业大力发展，酒店业的竞争也不断增强，为了稳固旧客源，吸引新客源，该高校的宾馆决定开展管理改革，对外加强服务、提升营销水平，对内提升管理效率、降低成本。通过内部调研发现，目前酒店整体存在人员工作积极性低、工作效率低下的问题，特此邀请专业的人力资源专家——华恒智信，开展咨询合作，提供解决方案。

此处以酒店的信息室为例，通过健全信息室的管理机制，提升员工工作效率，提高宾馆的信息通讯水平。据了解，该宾馆信息室主要工作为确保网络和通讯设备正常运转。随着调查的进展，管理人员发现信息室工作人员存在很大的问题：网络管理人员内部分工不均，有的员工工作过于轻松，工作态度散漫、不积极，严重影响宾馆的服务质量以及顾客对宾馆的满意度评价。

二、问题分析

华恒智信团队通过调研，发现该宾馆的信息部的问题主要集中在定岗定编上，具体表现为：

1、工作量较低，工作饱和度不足。例如，人多活少，有冗员现象，员工的工作量不足，导致互相攀比工作忙闲，工作积极性不高，影响服务水平。

2、评估机制不健全。由于缺少合理的工作考核、人员评估机制，对员工的工作没有实行监督和考核，也没有相关的记录，导致员工工作随意性较大。

3、薪酬分配不公平。不同的员工拥有不同的技术水平，解决问题的时间和难度相差较大，但所在岗位一致，薪酬待遇一致，影响了员工的工作积极性和态度。

三、解决方案

针对以上问题，华恒智信团队认为应从总体上对其岗位分配和在岗人员进行整顿，具体措施如下：

（一）、探索岗位定编影响因素

信息室岗位定编影响因素：工作内容、工作频次、工作用时、工作难易程度（见下图）。

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（1）工作内容，信息室在维修项目上有硬件的维修和软件维修的区别。

（2）工作频次，不同设备、不同维修项目需要维修的次数不同，老设备更容易出现问题，需要每天巡检、维修，新设备可能一周需要维修一次。

（3）工作用时，不同的维修项目所需的标准用时不同，根据工作任务和员工的劳动效率计算出工作用时。

（4）工作难易程度，新员工与老员工工作技能水平有明显差距，维修项目亦有难易差别。

（二）、开展工作饱和度分析

通过这些因素的综合分析，结合工作饱和度分析，项目组提供了对各类岗位的管理分析，以信息室为例，在工作性质、工作饱和度、人员用时方面，提供了分析。

1、通过历史数据调查发现，硬件、软件维修、安装的事故率仅为0.05%-1%，假使每日工作量为维修2件，维修至多用时为2小时；

2、IP设定等简易维修工作，按每日30件维修工作（实际未能达到此频次），电话维修用时为：每天2.5-5小时；

3、根据当年3月份“信息室日常维修和设备安全检查记录”，表中机房巡查仅为上午上班、夜间离班时两次巡查，且故障率极低；现在工作制度为每小时巡查1次，实则无必要。

综上，在工作饱和度方面，结果如下：工作量偏低，工作饱和度不足；完成全天工作量用时至多则为7小时，假设按照配置2人来看，平均每人每天工作时间为3.5小时。

（三）、增加员工工作职能。

目前该酒店在通讯网络管理员方面，配置了编制6人，如果按照正常的情况，根据工作饱和度核算，应该减编。但是该酒店为了保障人员稳定，很少采取激进的裁员手段，为了保障项目落地，项目组专家提出，可以通过增加工作职责、丰富工作饱和度，来提升工作效率和工作价值。对员工工作职能的增加主要表现在：

首先，对各区域电脑及相关设备资料统一备案，防止无人监管状态的丢失、损坏等现象导致成本增加；

其次，对各区域计算机进行等级设定和划分，对机密信息及重要设备的信息，制定严格的保密制度和保密程序；

再次，建立规范的日常工作制度和绩效考核制度；

最后，根据不同技能岗位的要求和技术含量确定岗位工资，技能要求高、对企业业绩贡献大或关键性岗位的工资应体现其相应的价值，有所提高，增强内部公平感，提升员工工作绩效。