RFID智能档案柜实现智能档案管理设计应用方案

一、项目概况

1.1 现阶段档案保管现况

近年来，国内档案资料工作取得了长足的发展，档案资料事业的规模扩大了，总量也逐渐增多，档案的类型日益多样化，数据量迅速膨胀。然而，传统的档案保管方式和技术导致了一些问题的凸显。

（一）档案资料著录流程繁琐低效

传统的档案著录方式下，档案资料入场后需要进行筛选、排列，并进行手工编写相关信息，然后制作抄录档案管理制度，并将文件目录与档案资料一起装封入档案内，这种操作模式耗费大量的工作和时间，导致许多档案资料入场后长期堆积，无法立即进行整理归档，而个人档案著录和档案抄录往往是简单且可重复的工作，手工处理方法使整个流程既复杂又低效。

（二）档案寄存顺序容易打乱

尽管档案资料一般都按类别进行归类储放，但在档案存取过程中，由于手动操作的随机性和人为错误，档案寄存的顺序往往会被打乱，导致档案存放混乱，增加了搜索的难度。

（三）档案查阅耗时长

随着档案资料经营规模和类型的增大，当需要查找某一档案资料时，管理人员首先需要找到存放该类档案的档案柜，然后根据档案的著录信息在档案柜的每个格子中进行搜索，如果档案没有按规定存放在指定位置，就像大海捞针一样，必须逐个检查所有的档案资料。

（四）档案的汇总实际操作不合理

由于档案资料数量众多，且档案材料都封装在档案内，因此在进行档案资料的汇总时，一般只核对档案的总数。然而，每个档案内存放的档案资料类型和数量都可能不同，这种汇总方法无法真实反映档案存储的内容信息，如果想要逐个拆卸档案进行汇总，将是一项庞大的工程项目。

（五）对无效档案的管理方法落后

有效期是档案价值体现的关键标识之一，因此，超过有效期的档案资料是没有任何价值的，必须及时销毁以减少对档案资料库存的占用。然而，由于传统的管理机制下，对档案存储时长的把握存在误差，导致无效档案资料无法及时发现和处理，许多已过有效期的旧档案资料仍与有效档案资料存放在一起，增加了多余档案资料的数量，给档案工作带来了额外的负担和成本。

1.2 计划方案总体目标

近年来，各单位已经进行了档案信息化基本建设，但大多仅限于手机软件的数字化管理，没有实质性提升档案保管的经济效益，在互联网技术和条形码技术迅猛发展的背景下，将RFID技术与数字档案馆建设和档案资料实体管理相结合，实现合理高效、相对现代化的档案馆建设创新模式，RFID技术作为新一代材料追踪和信息识别技术，具有多种优势，为档案保管的自动化和智能化提供了可能。

二、RFID智能柜实现档案智能化管理

智能化信息管理软件采用RFID自动识别技术和计算机系统技术，核心设备为RFID智能柜，通过将RFID标签粘贴在档案上，实现档案的智能化管理。

2.1 RFID智能柜的总体架构

RFID智能柜由RFID读写器、阅读软件、标识及网站服务器及手机客户端组成，其中，RFID读写器RFID标签进行通信，将标签上存储的档案基本信息和申领偿还记录读取出来，阅读软件将读取到的信息传输到后台数据库智能管理系统中，RFID手持终端则用于档案的阅览、偿还、搜索和汇总等操作。

2.2 RFID标签信息项的设定

RFID标签上存储的信息内容包括档案资料类型、档案资料名称、档案编号、档案资料密级、入库时间、保存期限、档案资料内容概述等，这些信息项可以帮助管理人员快速准确地定位和管理档案资料。

2.3 RFID智能柜的功能

当工作人员将档案放入RFID智能柜并关闭柜门后，RFID智能柜会自动进行盘点，并与后台数据进行沟通，记录档案的存取情况，此外，RFID智能柜还提供档案的搜索和汇总功能，大大提高了档案管理的效率和准确性。

三、RFID智能柜在档案室档案保管流程中的应用

3.1 入场

档案资料进入档案室时，将RFID标签粘贴在档案上，并将相关信息存储在RFID标签中，这些信息包括档案资料类型、档案资料名称、档案编号、档案资料密级、入库时间、保存期限、档案资料内容概述等。

3.2 汇总

通过档案资料信息管理系统的查看分系统发出汇总命令，RFID管理后台会迅速搜集档案资料的相关信息和对应的货位数据，并与核心数据库系统中的信息进行核对，如果存在不匹配的信息内容，管理者可以使用随身管理APP进行现场核查和修改系统信息，确保档案资料的准确汇总。

3.3 查看

在进行档案的借出和查看时，使用RFID手持终端，通过扫描档案上的RFID标签来实现档案的出入库记录。

3.4 安全工作

档案室配备安全性管理系统，实时监控档案室的情况并发出异常报警，以防止档案资料的损毁或丢失。

3.5 销毁管理方法

每份档案资料入库时，都会进行精确测量其净重、页数等物理特征，并将这些数据存储在RFID数据智能管理系统中，在档案资料归还时，管理人员会再次检验档案的物理特征，并与档案借出前的数据进行核对，及时发现档案是否损坏或缺失。

3.6 防盗系统管理方法

所有档案资料都处于RFID读写器的监管范围内，当档案资料被拿出时，RFID读写器会捕获档案信息，并与出入库命令进行核对，如果档案资料异常离开货位而没有经过出入库命令的授权，监控系统会触发报警控制模块发出异常报警。

3.7 销毁

档案的使用价值随时间递减，对于失去归档价值的档案资料，需要进行消毁处理，以释放档案保管资源，在档案资料入库时，将保管期限载入RFID标签并存储在核心数据库系统中，当档案资料达到保管期限时，消毁管理系统会自动提醒管理人员进行销毁或重新存放。同时，管理者还可以通过档案销毁管理系统发出无线网络命令，让各个档案夹中的RFID标签反馈保管期限信息，实现对档案有效期限的管理。