【经验贴】如何高效进行项目文档的编制及管理？

“做完一个项目到底会产出多少份文档？”
今天看到这样一个吐槽贴：小李作为刚入行的项目经理，每天上班期间电话、会议、邮件各种不停歇，晚上还要加班做各种文档；由于经验不足，熬到十一二点还做不完是常态。年终整理总结的时候发现每个项目文件夹里的文档数量都在99+，那么做完一个项目到底需要产出多少份文档呢，哪些是必备的呢？

1.项目管理全过程必备文档

在项目整个生命周期中，一般将项目管理工作分为五大过程组：启动、计划、执行、监控与收尾，我们可以按照五大过程组来进行梳理。由于各个项目的类型和规模不同，所需的项目文档也会有所差异，这里主要列举一些必备的关键文档。

1.1项目启动阶段：制定项目章程
虽然一般是由项目启动者和发起人发布，但起草通常是由项目经理来负责；这份文件是让老板授权的正式文件，是项目经理获得授权的关键。
主要包括两方面内容：一是项目满足的商业需求，二是产品描述。基本内容会包括以下几项： 项目目标、客户需求、验收标准（主要可交付成果）、整体项目风险、总体里程碑进度计划、预先批准的财务预算、项目经理及责权、章程批准人等。

1.2项目规划阶段：制定项目管理计划
在这一阶段需要将项目目标转化为可落地执行的方案，要考虑任务和过程、预算、资源分配等多方面因素，会涉及到各种项目管理计划。
主要包含：项目进度计划、成本计划、质量计划、资源计划、风险计划、采购计划等。

1.3项目执行、监控阶段：项目计划更新及其他管理文档
在执行、监控阶段，需要定期对项目阶段进行审查、及时纠正偏差，确保项目目标的达成；要及时更新项目计划以及对问题、风险项进行管理。主要需要制定：项目阶段性评审报告、问题日志、绩效考核报告等。

绩效考核报告：定期进行绩效考核，包括项目绩效、团队成员绩效；能更好的了解项目和团队成员的状态，及时发现问题、采取措施来改善和优化项目执行过程。

问题日志：记录跟进所有问题的项目文件，记录内容可包括：问题类型、提出者、提出时间、问题描述、优先级、谁负责解决、问题状态等。

项目阶段性评审报告：在项目执行过程中，对已经完成的某个或某些阶段进行评估和总结，帮助团队及时发现项目潜在问题，快速做出决策并采取相应措施，提高项目执行效率。内容可包含：项目实施的当前状态、上次评审提出的问题解决情况、当前可能出现的问题、解决方案等。

1.4项目收尾阶段：项目总结报告
项目总结报告是对已完成的项目进行归纳和总结的文档。其主要用途包括：向项目干系人和利益相关者传达项目成果、分享项目经验和教训、为未来的项目提供指导。

但在实际管理中，很多初级项目经理会跟小李一样遇到一系列的难点，如：
由于经验不足，项目文档整理及编写困难、耗费时间长；
由于数据收集难、文档的更新也困难；
进而还会影响组织过程资产的整理和收集。
那么在这种情况下，如果能借助一款全面且专业的项目管理软件，则能有效应对上述难点，下面以易趋项目管理软件为例。

2.借助工具如何高效进行项目文档编制及管理？

2.1项目规划阶段，利用各类通用模板，轻松编制项目计划
初级项目经理在编制项目计划上，如果遇到不太熟悉的项目类型、制定困难的情况下，在借助易趋项目管理软件时，可以从系统内自带模板选择相对应的项目模板，或者从已有项目选择类似的项目模板，避免因经验不足造成的项目管理计划编制困难。

（易趋新建项目视图）

同时比较重要的两个项目计划：里程碑计划、项目分解计划都能选择合适的模板直接复用；对于有需要调整的部分，也支持修改。而预算计划以及收益计划则可以选择分解方式（支持按阶段、按月、按年）后，在系统中进行编辑，有效解决了项目计划制定难的问题。

（易趋新建项目视图）

对于资源需求计划、采购需求计划、成本预算计划以及收益预算计划，也可以在系统上制定并进行后续的执行监控。项目经理可以直接在系统中选择所需的资源类型、采购类目、成本类型等等，如系统内没有所需的类型，也支持在后台自定义配置。

（易趋成本预算计划制定视图）

2.2项目执行、监控阶段，系统数据自动钻取，各类项目计划实时更新
项目经理利用易趋项目管理软件制定好各个项目计划、审核发布后，系统会自动钻取各项运营数据，实时更新。在各个管理计划页面采用红黄绿三色来标记展示，进一步示警，有效解决数据收集困难。同时支持计划修订，审批通过后，会生成新的基准版本。

（易趋项目计划视图）

对于这两个阶段中比较重要的绩效考核和问题管理也支持管理和导出文件，节约项目经理进行纸质文档编辑的时间。
a) 绩效考核—系统模板库选择合适的计分卡模板复用
在易趋项目管理软件中，可以根据项目、组合、部门、人员设置不同的绩效指标，针对不同层级设定详细科学的考核指标，形成绩效指标库。

（易趋系统模板库视图）

项目经理可以在项目不同阶段进行绩效考核；在项目计分卡模块包含了项目成员和项目的绩效考核，可以直接从系统模板库选择合适的计分卡模板。

（易趋项目成员计分卡视图）

b) 问题日志—线上维护管理
项目经理可以在项目工作项—问题模块，更新和维护项目问题日志；支持全面的管理，包括提出问题、分析问题、解决问题以及验证问题。项目经理可以定义问题的优先级、类别以及类型；指派责任人跟踪解决；如有需要也支持文档导出。

（易趋问题管理视图）

2.3项目收尾阶段，利用各个项目报表完成项目总结
针对不同情况，易趋系统可以提供各种合适的数据，在项目报表模块会自动生成项目周报和月报，支持导出PDF/Word的格式，也方便项目经理在需要采纳数据时，能直接复用，更加高效整理项目总结。

（易趋项目月报视图）

除了项目周报和月报，易趋项目管理软件还能提供项目多维度报表，包含了项目任务、成本、风险、问题、工时、费用等九个维度的数据；系统会自动抓取各项关键数据进行分析、形成了多元化的报表，项目总结时也可以直接使用。

（易趋项目报表视图）

2.4组织过程资产沉淀，项目文档以及系统模板库管理
除了以上提到的各个项目计划和文档的高效管理，易趋项目管理软件还支持系统模板库的维护更新以及项目文档的统一管理，方便组织过程资产的沉淀。
系统模板库包括风险库、计分卡模板、管理阶段模板、检查单以及项目计划模板；组织内可以定期进行系统模板库的更新，方便项目的高效开展。

（易趋系统模板库视图）

项目文档库支持按照不同项目来进行分类管理，项目经理可以根据项目的不同阶段来上传各项项目文档，方便其他项目成员查阅和使用。

（易趋项目文档视图）

3.总结

对于一些初级项目经理来说，当接手大型的项目，需要编制各种项目文档以及进行更新管理时，可能会遇到一系列的难点；而借助专业的项目管理软件，不仅能复用系统模板库内的多个模板，还能对各个项目计划文档进行实时更新维护，让项目管理更高效。