契约锁电子签章集成HRM人事管理系统详细解决方案

每一个员工从招聘到入职，整个过程中会涉及到许许多多文件签署需求，各类人事合同、协议书、证明文件等等。

近年，电子签章在人事工作中的应用逐步深化，从“人事证明自主盖章”到“电子劳动合同普及应用”。目前，围绕企业员工“招聘、入职、在职、调岗、离职”等各个阶的文件已经全面实现电子签约，HR工作提效看得见。

据某大型集团企业反馈，“电子签章”的应用，让1个HR的合同服务量从350人提升到1000人、每份合同签订时间从2-3天缩减到2-30分钟、办理过程从依靠快递到全程24小时线上办理，管理成本平均优化95.43%。

大多数组织中都部署了HRM人事管理系统，电子签章如何与HRM人事管理系统结合？让HRM系统中的证明、合同、函件、通知、协议等文件签章提效，自动归档？

一、HRM集成电子签章接口

契约锁电子签章支持集成应用，可以将电子签章应用嵌入组织现有的各类人事管理软件中，帮助拓展管理软件电子签署功能。

以组织现有管理软件作为统一操作平台，在流程中便捷调用契约锁功能应用接口完成签署。不改变原有人事办公习惯，实现人事文件在线审批、网上签约、自动归档。目前，契约锁电子签章系统已经与近20家人事管理软件实现集成应用。

二、HRM集成电子签章应用场景

契约锁电子签章为组织提供“企业内部单方盖章、员工单签、企业与员工双签、协议文件三方签等”多种签署方式，满足全生命周期过程中的30多种文件线上签署需求。

招聘
面试登记表|背景调查授权书|入职通知书|offer

入职
新签劳动合同|返聘协议|实习协议签署|员工手册|保密协议|竞业协议|入职告知书|学历证书|体检报告|履历表等

在职
在职证明|收入证明|工作证明|续签劳动合同|调薪申请函|员工跟投协议|股权激励协议|公积金证明|工资证明|薪酬协议|培训合同等

调岗
工作调动通知书|岗位异动通知函|人员调岗信息确认单|调动申请交接单

离职
离职证明|离职协议等

三、HRM集成电子签章签署《劳动合同》演示

1、人事登录HER系统

2、HRM系统自动生成电子文件

3、短信/邮件通知员工签署

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4、员工实名认证

5、员工在线签署

6、公司自动盖章

四、HRM集成电子签章应用效果

人事管理软件集成契约锁电子签章后，实现组织人事全生命周期管理过程中的证明、合同、函件、通知、协议等文件提供便捷电子签约、自动归档管理。帮助众多中大型组织优化95.43%的人事管理成本、提效90%。

面试环节

面试通过后，契约锁帮助HR自动生成offer文件及签署流程，待入职审批通过后，通过邮件/短信通知候选人，offer文件的签字、盖章只需几分钟。
应用效果
无需手动填写信息、无需打印纸质offer、员工实名确认入职；HR可实时了解offer签署进度，及时推进签约入职，原本一周的确认工作，现在当天即可完成。

入职信息登记-变更环节

过去，新入职的员工信息全靠HR手动管理，登记、录入、变更不仅工作量大，还容易出错。

现在，契约锁人事电子签平台为HR提供入职员工信息统一导入，员工线上填表登记信息、电子签名确认表单及信息修正函信息，确保每项数据经本人确认，真实可信。
?HR通过Excel表批量导入新入职的员工信息，批量勾选人员信息即可一键发起入职审批。
?员工打开手机短信即可查收信息登记、变更消息，实名认证填写个人信息、在线签署信息修正函、登记表，只需十几分钟即可配合HR完成信息管理工作。
无论是正式员工，还是实习、返聘员工入职，在“劳动合同、实习协议以及返聘协议”签约环节，HR都能通过契约锁电子合同模板，根据岗位要求一键生成电子合同、批量发起签约流程，批量完成公司内部盖章，省去逐一起草、手动点选、一份份文件盖章的麻烦。

应用效果
信息登记、审批、变更一体化；多种表单模板样式，支持员工在线填写信息、电子签名，让繁琐的过程简单化，让数据更精准。

新员工信息线上上报环节

为了方便人事入职审查，一般办理入职时必须统一收集员工的“离职证明、学历证书、资格证书、身份证及户口本信息、体检报告等”材料，材料类型太多，不仅HR工作量大，还容易漏，有时在档案归档环节才发现员工信息不全。

现在，HR在发起入职签约的同时，直接在流程附件中设置材料上报要求，新员工签约的同时，根据材料要求一一上传文件、填写信息，自动完成收集归档。

应用效果
合同签约、信息收集一步到位；从“HR线下收集”到“员工线上上报”，提升效率；通过设置必填材料防止漏填，确保一次办完。

开具证明环节

“在职证明、收入证明、工作证明等”都能自主申请办理、自动盖章、网上下载使用。例如：办理离职的员工可以在业务系统中自主申请办理离职证明、自动完成盖章，无需占用HR时间。

应用效果
自主申请办理、自动盖章

五、契约锁电子签章便捷功能

? 电子模板库应用：为不同人事文件提前预设模板，草拟合同、协议、证明可一键套用，自动生成。
? 合同到期提醒：便捷配置合同“终止日期”，劳动合同到期自动提醒，防止超期忘签、漏签。
? 关联历史劳动合同数据：历史合同信息自动带出，HR快速核对薪酬、岗位等相关信息。
? 员工信息导入、核验：HR提前在后台导入新老员工身份信息及手机号，批量通知员工提前认证身份，确保信息可靠，防止合同发错人。
? 批量发起合同：劳动合同、跟投协议等签署量大、签署对象多的文件，HR可以快捷导入签署人信息，1条流程批量发起签署，无需反复操作。
? 合同批量盖章：劳动合同等需要企业盖章的高频签署文件，支持一键勾选、批量盖章，提升签署效率。
? 扫码签约：招聘会现场不确定签署方信息可以生成签署二维码，员工扫一扫自动填写信息、在线签约。
? 指定签署位置：通过“指定签署位置”，签署中可以一键锁定签字、盖章位置，提升签署效率，有效防乱签。
? 格式文件自动盖章：证明、通知等格式文件审批后、在线自动盖章，减少HR机械化工作。
? 文件发错人自动撤回：支持“接收人身份未验证，文件不允许查看、下载”。股权激励文件等如果填错手机号、身份认证不符，系统自动提醒、HR一键撤回，防止合同泄露。
? 在线便捷催签：到期、超期未签的合同文件，HR在后台可以进行一键催签，系统自动短信通知员工签署，掌握签署进度。

总结

人事工作作为组织管理的核心一环，是众多组织业务数字化转型的第一站。安全、便捷的电子签章应用帮助企业HR提效、打通管理全程数字化的最后一公里。

目前，契约锁电子签章系统已经与近20余人事管理软件实现集成应用：用友HER、朗新EHR系统、北森、Workday、夏谷HR系统、SAP人事软件、PeopleSoft、嘉扬HR系统、劳勤、宏景HER、奉行信息、美云智数HR、勤杰EHR系统、东宝HR系统、泛微聚才林、红海HER、浪潮人事系统等。

凭借在人力资源领域丰富的服务经验，契约锁随时为各行业组织提供覆盖人事管理全生命周期的电子签署服务，助力组织的人事数字化建设。
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