CIO必备技能,手把手教你做好企业信息化规划

发布时间:2024年01月18日

很多公司在做信息系统实施的时候,我都会要求他们先做一件事——“顶层设计”,用大白话说就是IT规划或者信息化规划。

那么到底什么是信息化规划?中小企业适不适合去做信息化规划?该怎么做?由谁去做?......本着说人话,不废话的原则,这篇给大家分享关于企业信息化建设的10年经验,以及企业信息化建设的思路,希望能够帮助到你。

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01 企业信息化规划是什么?为什么要做?

定需求、盘逻辑、搞选型、做实施、看价值

对于企业信息化规划,大家普遍认同的定义是这么说的——

企业信息化规划,就是通过制定信息化系统架构确定信息系统各部分的逻辑关系搞定系统选型和实施策略,对企业信息化目标和内容进行整体规划,从而全面系统地指导企业信息化的进程,及时地满足企业发展的需要,促进企业战略目标的实现。

我们从这个定义中抽出来5个词,他们分别是:定需求、盘逻辑、搞选型、做实施、看价值。

怎么去理解这5组词呢?我举个实际例子:

假如你是一家连锁餐饮企业的老板,你的目标是3年内XX餐饮店围起来能绕地球一圈儿,你该怎么做呢?

你首先需要了解自己餐馆的业务,比如顾客点餐、库存管理、员工排班等,从中找到最需要改善的地方,是顾客体验差?还是库存管理乱?还是人手不足?......这是在定需求。

接下来你需要了解整个餐馆的运作流程,从顾客到店开始,到用餐结束,这其中的业务时怎么运作的,啥时候点餐,等餐时间,后厨怎么安排出菜,怎么买单......等等,这是在盘逻辑。

然后要根据需求和业务逻辑,针对性去”上系统“了,比如——

  • 引入一套电子点餐系统可以提高点餐效率,避免传统手写点单的混乱
  • 上一个库存管理系统可以及时了解食材的使用情况,避免浪费
  • 引入考勤排班系统,可以更方便地管理员工的工作时间,确保餐馆有足够的人手
  • 使用客户关系管理(CRM)系统,记录顾客的喜好和消费习惯,可以更精准地进行营销和促销活动
  • ......

这是在搞选型。

确定自己要上的系统之后,你还得和系统厂商配合,将你需要的系统落地,并且让员工能够用起来,从1个试点逐步扩展,最后实现你的餐饮帝国的”战略目标。这是在做实施。

最后,你还需要利用数据分析工具了解餐馆的运营情况,比如哪些菜最受欢迎,哪个时段生意最好等,上了系统后客流量增加了多少,效率提高了多少,回头客多了多少,盈利增长了多少......这是在看价值

在这个例子中,这些引入的系统就是把手工操作变成了自动化,让企业更专注于经营,提升了整个企业的竞争力,这就是企业信息规划——

通过科学合理地引入信息技术,让公司的运作更高效、更智能,服务更贴近需求。

那么企业信息化规划到底有什么用呢?

著名管理学家史蒂芬.科维在提出时间管理领域的”四象限法则“时有一个非常重要的理念:”以终为始”。这4个字同样抓住了企业信息化规划的精髓——

“如果你连 3-5 年后想要达到的目标都不知道,又怎么能有机会实现这一目标呢?”

正如上面我所说,企业信息化规划回答了一个非常重要的问题:

需要进行哪些IT变革才能使 IT 与组织目标保持一致、支持组织的业务战略并为组织创造价值?

从这个角度来看,企业信息化规划更专注于重要的事情,而不是紧急的事情它创建了一种实现企业最重要目标的机制,是保证企业实现可持续发展的重要基石。


02 企业IT战略规划什么时候去做?由谁来做?

看十年,想三年,做一年

在这一章,我们重点回答3个问题:

  • 企业发展到什么阶段开始做信息化规划比较好?
  • 企业信息化规划一般什么时候去做?持续多久?
  • 企业信息化规划应该由谁来承担?

企业发展到什么阶段开始做信息化规划比较好?

有很大一部分中小企业的老板会问我一个问题:”我这公司还小,也没几个人,现在就做信息化规划是不是有点多余了?”

我会告诉他们:“如果你想在3-5年后依然保持盈利,在8-10年之后市场中依然能看到你的企业,你就去做。”

企业信息化规划重点不在“做”,而在“规划”。

拿我上面举得例子,一个小小的餐馆都是需要做“信息化规划”的,你又有什么理由不去做呢?

所以很多老板提出这个问题,其实想问的是“大型企业和中小型企业在做信息化规划时有什么区别和不同?”

小型企业通常主要根据成本和便利性来做出采购决策,主要是根据他们能够以多快的速度和多便宜的价格获得所需的东西。而在大型企业中,还有更多比项目的前期成本更重要因素。

这又是另一个大的问题了,这里不再展开讨论,后续大家有需求我考虑专门写一篇文章讲讲。

企业信息化规划一般什么时候去做,持续多久?

企业信息化规划,既要站在现在看未来,也要站在未来看现在,就像阿里的曾鸣所说:“看十年,想三年,做一年”。

另外,一般一个企业信息化规划项目的生命周期在3-5年,并且每年都要进行评估和调整。超过这个时间段,你的信息化规划可能就已经OUT了,不具备指导意义。

企业信息化规划由谁来做?

通常,企业信息化规划是由企业高管和IT部门一把手(CIO)发起。他们会组成专项小组,指派专门的人去制定战略计划、管理优先级流程、启动和完成项目,并对信息化规划的最终实现效果负责。

谁领导这个项目呢?

通常是首席信息官(CIO),不过这也取决于企业的规模和IT流程的汇报关系,不能一概而论。只需要达成一个共识:无论谁领导此项目,企业信息化规划都需要最高领导层的支持和批准,以便:

  1. 确保整个企业都支持并合力推动这一项目
  2. 更好的协调实施企业信息化规划所需的资源
  3. 使企业信息化规划与业务规划、设施国华和组织的任何其他高层级规划保持一致

03 企业信息化规划怎么做?有哪些步骤?

前面说了那么多,终于进入到最核心的环节了,企业信息化规划该怎么做?这么庞大的一个建设蓝图我该怎么设计?

我将企业信息化规划分为4大模块,10个步骤,我想他们能为你做企业信息化规划提供具有参考性的指导意义。

第1阶段,确认业务目标

一家企业想要做好信息化规划,你需要了解的第一件事情就是——公司的业务是怎么开展的

所以第一阶段的主要任务就是确认企业的业务发展方向,从而得出相应的信息技术建设目标。下面这个问题清单,能够帮助你更好的找到答案:

  • 我们服务的客户是谁? 他们想要实现什么目标?
  • 我们向客户提供什么?
  • 目前我们的客户对我们的技术和服务有何看法?
  • 我们的系统开发和交付目标是什么?
  • 当前流程中存在哪些瓶颈?
  • 我们现在已经实现了哪些信息化以及未来将实现哪些信息化?
  • 我们最大的创新机会是什么?
  • 哪些内部和外部因素会影响我们的计划?
  • 我们将如何监控和审查该计划?

再举个实际企业应用例子,帮助大家更好的理解,下文案例所涉系统:简道云

史丹利百得集团(苏州)在明确了要打造“数字智能工厂”的业务目标后,第一步就是做业务流程梳理——

“我们首先基于简道云开发业务表单,梳理规范流程,实现标准统一。”包括但不限于:

  • 设备管理的业务流程梳理,比如故障提醒、维修进度、保养周期等等
  • 供应商关系管理的内外协同,比如订单协同、收发协同、财务协同等等
  • 仓储管理的智能化流程,比如领用及库存数据实时共享、供应商自主补货、先使用再月结等等
  • ......

通过对目标业务流程的梳理,就可以得出如下图所示的“信息化系统架构图”。这张架构图来完全自于业务,最终也会服务于业务。

第2阶段:评估IT现状

企业信息化规划的第2步是要弄清楚——公司现在已经有了什么信息系统,这些信息系统是怎么去支撑他的业务开展的。

这也是企业信息化规划第二阶段的主要任务:对企业的信息系统现状进行调查及评估。

评估现有的 IT 基础设施能够有效帮助企业定义问题、查看哪些信息化是有效的,以及如何利用现有资源,以下两个问题可以帮到你:

  • 团队和部门如何使用这些信息化技术的?他们使用什么工具、软件或系统? (这个问题的答案应该来自从企业内各个团队和单位收集的信息)
  • 哪些信息化技术是有用的?哪些是没用的? (分析哪些工具、软件和系统提供了最大的价值,哪些并没有提供价值)

然后基于前两步,去寻找与之匹配的信息系统的能力是什么,也就是说,企业将要实施哪些系统。

这里同样举个例子——

全球八强乳品企业蒙牛很早就开始了数字化系统的建设,尤其是在供应链管理、生产质量管理等方面建设了先进、完善的数字化管理体系。

但是现如今科技发展日新月异,全社会的数字化转型都在不断加速,哪怕是像蒙牛这样信息化已经很完备的大型企业,依然有许多新的信息化需求亟待解决。

面对这种情况,蒙牛是怎么做的呢?——评估企业的IT现状!

蒙牛的员工有4万多人,内部有SAP、OA、CRM等各种各样的系统,基本上核心的业务系统都已经完备,但在原有核心系统边界外,还有很多的“IT真空”层的存在:

  • 比如各个系统之间的数据能否丝滑打通
  • 比如非核心业务场景的信息化系统需求怎么实现
  • ......

基于此,蒙牛快速确定了自己的IT需求——需要一款试错成本低、快速落地快速验证、让哪怕不懂变成的业务员工都能轻松上手的轻量级数字化平台。

在这样的背景下,蒙牛引入了简道云,作为他们快速实现并迭代业务需求的工具,搭建了销售管理、行政管理、IT类、数据类以及其他一些非核心业务场景下的应用,同时也充当了一个数据中台的角色,打通了比如考勤和报销系统之间的数据,填补了“IT真空”。

同时这些场景和模型的搭建,不仅限于IT人员,还能够让业务同事掌握这样的零代码开发工具,一年多的时间,蒙牛内部培养了600多名来自业务部门的全民开发者,他们用简道云搭建了销售管理、行政办公、生产管理等超过600个应用,让业务场景的各个角落都得到了效率提升

第3阶段:设计IT目标环境

这一阶段是最困难,也是最复杂的一个阶段,在这一阶段,你需要做的4个关键任务分别是——

  • 决定将来的技术架构和应用需求
  • 定义标准的方向、章程和原则
  • 识别流程改善的机会
  • 确定 IT 组织架构及管理模式

基于这4个关键任务,第一步,你需要了解“同行最佳案例信息”,研究什么——

  • 他们的技术架构
  • 他们的技术标准
  • 他们的IT 流程

把这三点研究透了,然后再对照评判自己的企业条件,看看哪些能参考,哪些能直接套用,哪些需要改动,哪些完全不需要,从而生成自己的一套技术架构图。

在这过程中,还要做的第二件事就是——跨部门的研讨会(举行 3-4次),研讨什么?

  • 原则/章程/标准
  • IT 组织及管理架构
  • IT 流程
  • IT 长期发展趋势

最后将所有这些信息保存在一个特定的文档中,以便清楚地了解架构、财务支出以及谁将使用它。

第4步:制定行动计划

由于企业信息化规划是为了支撑业务需求的,因此你需要确保其功能实用且具有成本效益。

这就是为什么确定一些关键指标和 KPI非常重要 ,我们可以使用它们来衡量和分析信息化策略随着时间的推移的绩效。比如:

  • 服务水平指标,例如投诉电话的次数
  • 运营指标,例如产能利用率
  • 业务级指标,例如预算和客户满意度
  • 定性指标,例如最终用户和客户反馈

如果实施得当,企业信息化规划可以成为推动业务增长和提高效率的强大工具,直接支持企业业务目标的达成。

以上,希望对大家有所帮助!

文章来源:https://blog.csdn.net/BeWorkingMan/article/details/135653761
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