如何控制项目管理中的日程冲突？

《全球公司生产力报告》发现，62% 的公司领导表示，资源调度是他们在项目管理方面面临的最大挑战。其中，日程冲突是利用共享资源池管理多个项目的典型挑战。例如，团队成员参与的活动可能会重叠，也可能是任务分配给了无法参与的员工。

日程冲突会给在预算范围内按时完成项目带来相当大的麻烦，这反过来又会影响其他项目的成功。因此，最好知道如何避免这些冲突。

什么是日程冲突？

日程冲突（或调度冲突）是指团队成员同时参与两项或多项活动的情况。典型例子包括将任务分配给无法到岗的员工，或将两个并行的任务分配给一个人（或重复预约）。

哪些活动重叠并不重要，重要的是团队成员无法同时参与这些活动。即使他们试图同时处理几项任务，也会变成糟糕的多任务处理，从而降低他们的工作效率。

日程冲突对于项目管理来说是相当危险的。它们会导致任务/项目延误，进而导致成本超支。此外，它们还会使团队成员超负荷工作，从而成为瓶颈，对其他人的工作造成负面影响。当出现多个日程冲突时，整个工作流程就会陷入混乱，无法实现预期产出。

如何避免项目管理中的日程冲突

避免日程冲突的最佳方法是，从一开始就阻止它发生。项目经理可以采取以下一些预防措施：

1.以现实估算来规划项目

日程安排问题始于项目规划阶段。如果估算有偏差，而且从不根据实际情况调整估算，那么可能会发现团队成员的工作进度缓慢，并被安排在其他任务上。

项目经理可以比较任务的估计时间与实际时间，在项目规划工具中查看过去项目的数据。

2.使用WBS明确项目范围

项目是由许多任务组成的。使用工作分解结构（WBS），可以绘制出项目中的可交付成果和任务。这提供了项目的全部范围，当你预先知道所有的工作和可交付成果时，就更容易避免冲突。

3.确定任何任务依赖关系

任务间通常存在依赖关系。在某项任务完成之前，另一项任务无法开始。任务依赖关系会对项目进度产生重大影响，因此必须识别它们，确定项目任务的顺序，以免造成代价高昂的延误或日程冲突。

4.创建项目进度表

有了项目进度表，可以通过比较计划进度和实际进度来跟踪项目。它能让每个人都在同一起跑线上工作，让他们知道需要做什么以及何时完成。此外，在规划项目时，请确保添加缓冲时间以应对不可预见的情况。

5.使用资源日历来监控可用性和容量

考虑使用资源日历来改进任务安排。资源日历可以提高团队成员日程安排的可见性。通过集中查看项目和分配的资源，项目经理可以提前了解团队成员的可用性，并在分配任务前确定他们的实际能力。

6.利用正确的项目管理软件

利用有效的日程冲突工具和员工管理策略，几乎可以避免所有日程冲突。然而，由于日程安排是一项复杂而耗时的工作，使用人工技术可能会出现人为错误。项目经理可以使用强大的8Manage PM项目管理软件来简化流程。

8Manage PM具有多种功能，不仅有助于防止日程冲突，还能优化资源绩效并改善项目成果。

● 确定任务优先级

8Manage PM可帮助你创建任务列表并分配优先级。凭借8Manage PM的强大沟通功能（包括即时聊天、自动预警与通知），你可以轻松地实时共享团队优先事项的更新和更改。

当你为每项任务分配优先级并设置截止日期，8Manage PM会自动向团队成员发送提醒。

● 简化资源分配

在8Manage PM的协助下分配资源，可以自动消除日程冲突的可能性。它可以确保有关每个团队成员的能力、可用性和绩效的数据始终尽在掌握之中。

● 冲突预警

在进行资源计划时，8Manage PM可自动对资源在多项目环境中的冲突、过度分配情况进行预警。系统还支持基于资源角色及可用程度进行资源平衡操作。

● 实时数据

拥有实时数据意味着项目经理可以监控项目进度，确保项目按计划进行。你可以通过8Manage PM的实时仪表板来获得项目的高级概览。系统自动收集实时数据，并将衡量时间、成本、工作量等指标显示在图表上，让你一目了然。

● 可视化报告

在8Manage PM中，各类资源报告可自定义，这些报告可以轻松共享，让利益相关者随时了解项目的最新进展。

以上这些功能都有助于成功实施项目。使用8Manage PM项目管理软件，项目经理可以自始至终计划、管理和跟踪项目过程中的日程安排，从而确保工作流程的顺畅，提高团队成员的工作效率，有助于实现出色的项目成果。