5个技巧，让你更好管理采购合同

买家与供应商之间的正式协议，即采购合同，是全面而详细的采购流程的最终结果。

采购合同是具有法律约束力的文件，规定了双方关系的条款，详细说明了对交货、履约、服务和付款的期望。可以说，正确履行采购合同流程是重要的优先事项。

采购合同的不同类型

采购合同可分为三类，主要说明如何计算最终协议的成本。

1、固定价格合同

固定价格合同又称一次性合同，是三种采购合同类型中最常见的一种。这种类型的协议详细规定了交换货物或服务的具体成本。

固定价格合同有三种类型：

● 固定价格（FFP）：价格固定，不收取额外费用
● 固定价格和奖励费 (FPIF)： 如果供应商超出预期，买方支付奖励费
● 固定价格与经济价格调整（FPEPA）： 如果由于经济变化导致产生的成本与预算相差很大，供应商可以调整最终价格

2、成本补偿型合同

成本补偿合同在单个项目中较为常见，比如聘请外包公司为企业建设新网站。

外包公司承担项目涉及的所有前期费用（如员工工资和代表贵公司购买网站插件订阅）。项目结束后，买方再向他们偿还这些费用。

合同中还列出了供应商利润率的附加费用。该费用因合同类型而异。

● 成本加固定费用 (CPFF)： 供应商在成本之外收取固定价格。
● 成本加奖励费（CPIF）： 供应商在成本之外收取一定比例的费用
● 成本加奖励费（CPAF）： 买方在成本之外酌情支付一笔费用（即由买方决定支付多少）。

3、时间加材料合同

时间加材料合同与成本补偿协议类似，只是买方看不到实际成本。

它规定了每小时的人工费（通常有一个上限，防止预算膨胀）。合同还规定，用于完成项目的材料按成本加一定比例收费。

采购合同的最佳做法

1. 使用合同模板，提高采购效率

虽然每份采购合同所包含的具体条款各不相同，但它们都遵循相当相似的结构。

例如，每份合同都包含有关交付、付款、终止和争议解决的详细信息。

通常情况下，这些合同条款在同一类型的协议中是相同的。这些相似性为使用采购合同模板提供了可能性。

合同模板使企业采购流程变得更快，还能在各种协议之间建立一致性，确保新合同不会遗漏重要信息，如续约流程。

2. 确保明确传达绩效预期

强有力的采购合同不仅仅是 “X 将交付 Y”，而是要精确地详细说明什么是适当的供应商绩效。

例如，新客户数据库合同应包括以下方面的规定：

● 软件最低正常运行时间（例如，任何月份的正常运行时间应达到 99.5）
● 客户支持水平预期（例如，在 8 小时内回复所有订单）
● 数据安全要求（例如，指定特定类型或级别的数据加密）

在定义供应商期望值时要尽可能具体，并使用数字基准来尽量减少主观性。

3. 确定如何跟踪和报告合同遵守情况

与概述协议条款同样重要的是，确定如何监督和报告合同遵守情况。

你可以将一些职责分配给供应商。如供应商会定期向你更新的重要数据。其他的，如订单缺陷率（从供应商订购的商品到达时损坏或有缺陷的百分比），可在内部进行跟踪。

可以在供应商管理系统中设计一个跟踪合同遵守情况的流程，确保将你的意图传达给供应商，这样每个人从一开始就能在合规性监控方面达成一致。

4. 详细说明终止和解决争议的条件

在起草一份新的供应商合同时，人们很自然会只想到新关系带来的好处，而忽略了合作关系变质的可能性。

并不是每一种供应商关系都能永远持续下去。有些可能是有意为之的短期关系，比如签订为期一年的订购合同。

还有一些则是由于意想不到的情况而终止，如供应商未能满足合同要求、企业业务发生变化或新的竞争对手以更优惠的价格进入市场。合同应明确双方的终止条件和程序。

合同中还应包括解决争议的部分，讨论如果出现问题，而你又不同意合同规定的处理方式，任何一方必须采取的步骤。

5. 创建合同管理系统

如果刚刚开始接触采购合同，可能很容易认为用桌面文档就能轻松管理。

大多数企业在同一时间都有成百上千份合同。即使现在还没有达到这个规模，以后也会需要一个更强大的解决方案。

尽早开始使用合同管理系统，让自己省心省力。8Manage SRM采购管理软件的合同管理功能能够集中存储、组织和跟踪合同，确保采购物品的交付按照合同条款的要求执行。

1. 合同编辑
   支持定义企业合同条款库，规范合同内容描述；多类型合同模板应用，满足采购业务多样性管理要求；

2. 合同审核
   自定义多流程节点审批流程；自动生成标准合同文件或上传非标准合同文件；审核过程协同编辑与版本跟踪；

3. 合同签署
   支持线下签署及在线签署；签署文件在线存档与查询；

4. 合同执行
   物资采购类（实际采购量、采购额汇总与提醒）；服务类（付款进度跟踪）；合同履约评价；合同有效期提醒。

8Manage 帮助企业实现全流程电子化合同管理，支持每个子合同单独进行结算，同时也支持所有子合同汇总到主合同进行结算。

除此之外，8Manage SRM还是一款全面的采购到付款软件，从寻源、电子采购、招投标、供应商准入与绩效、订单和付款等，每个环节的流程都在这个统一平台上管理，使各种规模的企业简化、自动化采购流程。