【客户行业】车辆检测维修
【问题类型】降本增效
【客户背景】
某大型车辆检测维修公司成立于2007年，位于我国河南省，占地面积26亩，是某大型国有企业下属的分公司，业务范围涉及汽车年检及检测、汽车修理、保险理赔、汽车装饰等。目前该公司拥有各种机械加工、汽车维修和检测设备近400台，全自动安全性能检测线3条、工况尾气检测线8条，可承担金龙、宇通、依维柯等大中型客运车辆以及大众、奥迪、红旗、现代、别克等各类小型车辆的汽车检测、维修业务。
由于国有企业背景，公司的主要业务方向为支持兄弟客运公司客运车辆的维修工作，涉及400余量大中型客运车辆，需要负责其定期检测及故障维修工作。此外，公司也设有小车队，负责小型外部车辆及内部公车的维修检测工作。由于目前客运公司的车辆一年要求多次检测，同时部分车辆年限偏长，因此目前公司的主要业务方向就聚焦在为兄弟客运公司服务上，外部车辆的维修仅占较小的一部分。
随着2019年疫情爆发，给客运公司的业务带来了较大的影响，对应的该修理公司检测维修的业务数量也出现了较为明显的下降。为了更好地盘活修理厂的各项业务工作，公司领导提出了降本增效的发展目标，但具体如何落地操作却没有明确的想法与规划，因此该公司领导求助北京华恒智信，就如何做到降本增效战略目标的落地，双方达成本次项目合作。
【问题现状】
北京华恒智信项目组抵达现场后，对目前车辆维修公司的实际情况进行了摸底调研。通过调研，目前公司85%以上的业务来自兄弟客运公司，业务的关联性非常强，因此在疫情期间也受到了较大的影响，对公司的营收带来较强的负面效应。同时，由于国有企业需要承担一定的社会责任，且缺少合理的工作量核算手段，目前公司在修理人员及检测人员方面存在部分冗余，进一步导致了成本增加的问题。此外，公司在管理上缺少有效的管理手段，造成目前人员工作效率不高、工作积极性不强等问题。
公司也尝试通过引入外部工时制度来更好地核算工作量，并激励修理人员发挥更大的积极性，但目前由于管理经验不足，盲目的将外部修理的工时体系引入，将外部修理厂修理某个部分的工时直接拿来套用，没有过多的考虑公司的实际情况，也没有与目前实际维修用时相结合，导致工时制度落地后效果不好。
【华恒智信解决方案】
目前项目组发现的问题都影响了公司降本增效目标的落地，因此从企业未来长期发展的角度出发，华恒智信提出以下几个方面的解决方案：
1、建立与实际工作用时关联的工时制度
目前工时是通过外部工时倒推的，因此工时的多少与该项维修项目投入的人力多少、时间长短没有直接关系，导致薪酬无法直接与净工作量进行对接挂钩，工时多不一定代表忙；工时少也不一定代表不忙，可能容易应发误会和矛盾。因此，项目组建议结合每项维修项目的实际人力成本投入，建立标准工时核算机制，从而在发放薪酬时更好地体现“多劳多得”的核心思想。
在具体方法上，项目组建议在建立标准工时制度前，要先完善日常管理记录，从而合理计算和判断各项维修项目的标准工时。项目组提供了基础管理数据表，共该公司参考使用。该表格以车辆为单位建立单独档案，对入场里程、维修项目、目前工时、实际维修用时、维修用人数量等信息进行准确记录，标准工时通过维修项目与用人数量、实际维修时长之间的关系计算得到。
此外，在工时与目前人员薪酬水平的对接方面，项目组建议引入结合实际工作量而变动的总额制度（月度总额或季度总额），当净工作量（上述标准工时）增加时，总额同比增加，从而更好地将忙时提高的工时工资包含在内；闲时净工作量减少，则总额同比减少。同时，考虑到员工的实际情况，建议保证员工的工资从年度汇总角度不会减少或略有增加。通过年度管控（年度总额不变，但通过月度总额或季度总额灵活调控），闲时减少的数额通过忙时进行弥补，实现总体平衡。
2、对目前检测维修人员进行合理定编
定岗定编是降低人工成本的最有效手段之一，因此项目组也通过对目前实际工作量的合理盘点，结合未来公司发展的业务量预期，进行检测维修人员的合理定编。
项目组对维修公司的历史数据进行了搜集和整理，选择了多个年份进行综合分析，由于目前公司的历史数据不全面，因此项目组也采用了数据分析、访谈调研、实际工作写实相结合的定编方法。首先，对历史数据进行分析，内容包括目前所有维修项目的发生频次、用时、车辆维修时长、车辆进厂频次等，从而更好地把握实际工作量情况；其次，通过访谈调研，对目前各岗位的工作时长、分工安排、排班情况、年龄分布等进行分析，从而更好地掌握目前人员实际的工作饱和度情况；最后，结合工作写实，在现场对车辆维修的整体过程进行调研观察，从而双向验证访谈及历史数据的真实性，以及实际工作中人员的工作状态情况。
在完成分析后，项目组结合调研结果，通过三个方案设定了定岗定编的标准。方案一是严格按照目前实际工作量情况下应配置的人员建议，是项目组通过对不同忙闲情况下需要的在岗工作人员进行科学核算得到的。此建议通过科学合理的数据支持，能够将现有检测维修人员减少30%。方案二是结合目前人员技能水平现状、年龄、疾病等因素的定编方案，这是项目组考虑到一方面部分技能人才的保留必要性，另一方面部分人员年龄偏大，已经为公司服务多年等因素综合考量提出的方案，此方案能够将现有检测维修人员减少10%。方案三是从未来业务发展预期及人才培养的角度出发，此方案人员定编数量没有太大变化甚至还有提高，但对人员的年龄组成及结构等提出了新的规划，例如提高后备人才比例等。
3、提出未来帮助公司提高管理水平、更好发展的建议
华恒智信项目组在现场调研期间，各位专家老师也对该车辆维修公司的整体管理情况进行了调研和分析，为了帮助公司更好地提高管理水平、实现更好地发展，项目组也提出了一些管理诊断建议。
首先，建议未来可以提高外部车辆业务的比例，通过各种商业手段如营销方案、定制小车维修产品并增加曝光度、全员引流营销等方式来引流，实现小车维修业务、外部其他公司大中型车辆维修业务数量的提高。通过这种手段来提高公司的整体营收，实现更好地“开源”。其次，通过建立内部车辆维修的预约机制，通过预约机制的引入，能够帮助公司更好地掌握未来一段时间车辆的维修需求，从而更加合理的进行工作量的分析和人员的配置与安排，并对目前剩余工作人员能够承担的工作进行匹配，从而更好地在完成兄弟客运公司业务保障的基础上，更加合理的服务外部其他业务需求。此外，建立合理的维修车辆保障里程，在更换的原配件没有质量问题的前提下，要保障车辆一段时间的无相同故障驾驶，对维修人员提出更高的考核要求；也会对检测人员是否发现车辆的各种隐患故障做出要求，例如本次保养检测后，保障车辆一段时期的无故障形式里程或时间，从而提高服务质量。
【华恒智信总结】
如何进行“降本增效”是许多企业管理者都关心的问题，在华恒智信多年的项目实践中，从人力资源的角度出发，合理定岗定编，提高人员工作效率是降低人力成本的最有效方法。同时，结合企业的实际情况，还可以通过提高目前的人岗匹配情况，充分发挥现有人员的潜力。此外，针对部分企业，也可以通过将部分工作了技术含量不高、重复性劳动岗位进行外包，从而实现降本的目的。在更好的“增效”部分，可以实现“两个增效”，一方面可以通过更好地扩展业务渠道、市场领域及营销手段等方法，实现“增加效益”的目的；另一方面可以通过管理改革与创新。引入更加科学的现代管理手段，从而实现“提高管理效率”的目的。