2 过程1-规划质量管理
2.1 问题
4W1H | 过程 |
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做什么 | 是定义如何实施项目风险管理活动的过程。作用:确保风险管理的水平、方法和可见度与项目风险程度相匹配,与对组织和其他干系人的重要程度相匹配。 |
为什么做 | 项目管理的本质与核心就是风险管理,有效的开展风险管理活动,可以确保项目目标实现 |
谁来做 | 项目经理、项目管理团队、其它主题专家,比如:风险管理专家、业务专家、技术顾问等 |
什么时候做 | 项目早期,项目章程批准之后,开始执行项目管理计划,风险管理计划是项目管理计划的子计划 |
如何做 | 采用专家判断、会议和干系人分析法进行 |
主要成果 | 应结合项目特点重点描写在规划时考虑了哪些重点因素,最终是怎么制定风险管理计划的,最终形成的风险管理计划的内容有哪些?例1:项目是某省重点项目,所以进度不能延迟,质量高,要起到示范作用,在制订风险管理需要重点考虑进度和质量。例2:项目经理是风险第一责任人,风险专家负责指导,业务专家充当顾问。在资金上安排10%的风险管理金,多久进行一次风险评估。怎么给风险进行分类,然后是对项目独特性的风险管理计划描述。结合风险管理计划的内容去写;例3:考虑干系人风险承受度:进度风险,最大偏差不得超出预定工期的10%;成本风险,不得超出总预算的5%。例4:项目资金是财政拨款,资金回款可能比较困难,在制订风险管理需要重点考虑阶段性的确认以及催款问题。然后描写风险管理计划的内容。 |
2.2 过程1-规划质量管理
组 | 过程 | 输入 | 工具和技术 | 输出 |
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规划 | 1.规划风险管理 | 1.项目章程2.项目管理计划3.项目文件(干系人登记册)4.事业环境因素5.组织过程资产 | 1.专家判断2.数据分析(干系人分析)3.会议 | 1.风险管理计划 |
序 | 风险管理计划 | 具体内容 |
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1 | 风险管理策略 | 描述用于管理本项目风险的一般方法 |
2 | 方法论 | 确定用于开展本项目风险管理的具体方法、工具及数据来源 |
3 | 角色与职责 | 确定每项风险管理活动的领导者、支持者和团队成员,并明确职责 |
4 | 资金 | 确定开展项目风险管理活动所需资金,制定应急储备和管理储备使用方案 |
5 | 时间安排 | 确定在项目生命周期中实施项目风险管理过程的时间和频率,确定风险管理活动并将其纳入项目进度计划 |
6 | 风险类别 | 确定对项目风险进行分类的方式。通常借助风险分解结构(RBS)来构建风险类别。风险分解结构是潜在风险来源的层级展现; |
7 | 干系人风险偏好 | 应该针对每个项目目标,把干系人的风险偏好表述成可测量的风险临界值 |
8 | 风险概率和影响 | 根据具体的项目环境、组织和关键干系人的风险偏好和临界值,来制定风险概率和影响。项目可能自行制定关于概率和影响级别的具体定义,也可能用组织提供的通用定义作为基础来制定 |
9 | 概率和影响矩阵 | 可以用描述性术语(如很高、高、中、低和很低)或数值来表达。如果使用数值,就可以把两个数值相乘,得出每个风险的概率-影响分值,以便据此在每个优先级组别之内排列单个风险相对优先级 |
10 | 报告格式 | 确定将如何记录、分析和沟通项目风险管理过程的结果。在这一部分,描述风险登记册、风险报告以及项目风险管理过程的其他输出的内容和格式。 |
11 | 跟踪 | 确定将如何记录风险活动,以及如何审计风险的管理过程。 |
2.3 风险分解结构
2.概率和影响矩阵
RBS有助于:1.风险归类;2.项目团队在识别风险的过程中发现有可能引起风险的多种原因;3.在统一框架下识别风险不同的RBS适用于不同类型的项目或组织
2.4 风险管理计划范例
方法论:风险管理四尽原则及方法说明:
一、尽早识别项目的各种风险:这是风险潜伏阶段的管理,我们强调尽早识别并加以评估和分析,风险被认识得越早,组织就越有对付它的主动权。主要包括风险识别和定性、定量分析,可采用各种收集技术和核对单分析技术,采用先怀疑、后排除的方式,尽可能找出所有项目风险;根据风险发生的概率和影响评估确定风险的等级;对于进度和成本的重大风险事件进行量化分析;
二、尽力避免风险事件的发生:这是风险潜伏阶段的管理,完全避免风险发生可能很难,但我们可以提前规划、提前做好准备,防范于未然。我们相信90%以上的风险是可以提前规划应对的。对于有预警信号的风险,管理方法:确定需预控风险-确定预警指标-确定责任制度-确定预控时间表-制定预控应急方案-启动预控操作程序-跟踪;风险应对的主要方法和判断:通过规避、转移、减轻等方法,把风险控制在可接受范围;对于可接受风险,准备好储备有条件的主动接受;
三、尽量降低风险造成的损害:这是风险发生阶段的管理,既然风险已经发生,完全避免损失已经不太可能,我们只能强调尽量,即最大限度地减少风险的危害性;风险风险责任人必须及时实施应对措施,并积极跟踪,把风险发生的影响降到最低;
四、尽责总结风险带来的教训:这是风险后果阶段的管理,人们最容易犯的错误是好了疮疤忘了疼,因此我们强调尽责,把风险的教训,风险应对方法及效果,风险管理的有效性总结等形成文档。可提高组纳及后续项目应付各种风险的能力。
角色 | 职责 |
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风险责任人 | 负责评估风险,制定和实施风险应对措施,定期审查和报告风险状况;风险发生时及时采取应对方案 |
预算:管理风险需要的费用项目及成本:专家咨询费:2万元;综合管理费:8万元;合计10万元;
时间安排:定期风险审查,每15天一次,项目主要团队成员及风险责任人;主要风险跟踪,每周一次,对项目的重大风险情况进行报告、审查和重新评估;风险报告,每月一次;
风险类别:主要划分为进度风险、成本风险、质量风险、技术风险、组织风险、财务风险
干系人风险承受度:进度风险,最大偏差不得超出预定工期的10%;成本风险,不得超出总预算的5%。
跟踪与审计:通过主要风险追踪,定期追踪项目的重大风险;通过风险报告,定期报告项目整体风险状况、发生及应对状况,风险间的关联情况等;定期对风险登记册进行审查,删除过时风险、释放储备,识别新的风险,重新评估风险的有效性。